Papierlose Ablage

Ich hasse Unordnung und Chaos und setze im digitalen Bereich auf eine bewährte Ordnerstruktur, damit ich schnell alles wiederfinde was ich dort ablege, seien es nun Medien oder Dokumente. Aber (leider) leben wir in einer Welt, in der man noch immer viele Unterlagen analog auf Papier bekommt (oder einmal bekommen hat). Es ist kein Geheimnis: Ich kann mit Papier wenig anfangen.

Status Quo Ante

Um der Papierflut Herr zu werden, habe ich mir vor einigen Jahren gezwungenermaßen ein System überlegt, nach dem ich eingehende analoge Dokumente ablege. Der Grundgedanke war: Ein Leitz-Ordner pro Kategorie (bspw. Mobilität mit den Abteilen Auto, ÖV; Gesundheit mit den Unterlagen der Krankenkasse, Optikerunterlagen und so weiter), jeweils unterteilt pro Firma/Projekt/.. und dort chronologisch aufsteigend sortiert. Das resultierte dann darin, dass ich am Ende ~12 Leitz-Ordner hatte, die alle mehr oder weniger gefüllt waren.

Diese Art von Ablagesystem kennt sicher jeder und wenn ich an die endlosen Regale von Ordnerrücken bei meinen Eltern und Bekannten denke war mir klar - das sollte nicht das Ziel sein. Es musste sich etwas ändern.

Inspiration

Als langjähriger Leser von caschys.blog verfolgte ich interessiert dessen Vorgehensweise, habe aber nie die Zeit und Motivation gefunden, mich tiefer in das Thema einzulesen und ein für mich passendes System zu entwickeln. Doch dann kam Corona und mein erstes Lockdown-Projekt wurde die Digitalisierung meiner Ablage.

Mein Ziel war es, ein für mich passendes System zu entwickeln, mit dem ich sowohl analoge als auch digitale Dokumente schnell & effizient digitalisieren, ablegen und wiederfinden kann. Ich habe mich schnell von der Illusion einer papierlosen Ablage verabschiedet, da man gesetzlich verpflichtet ist bestimmte Dokumente im Original aufzubewahren, habe mir aber vorgenommen, deren Summe auf das nötige Minimum zu reduzieren.

Vor- und Nachteile

Die Vorteile einer (fast) papierlosen Ablage überwiegen meiner Meinung nach die Nachteile eindeutig.

Recherche

Im ersten Schritt habe ich mir angesehen, wie andere diese Herausforderung angehen. Jeder hat eine andere Ausgangssituation und daher sollte man in den seltensten Fällen ein System 1:1 kopieren und anwenden. Ich fand die Beiträge von Mirko, Stefan, Thomas und vor allem Joachim sehr hilfreich. Mithilfe dieser Erfahrungsberichte habe ich folgendes System entwickelt, das sich im Wesentlichen in drei Abschnitte einteilen lässt: Digitalisieren, Speichern und Abrufen.

Status Quo

1. Eingehende Briefe werden direkt geöffnet und gelesen (alternativ auf einer Zwischenablage abgelegt bis ich Zeit finde). Muss ich reagieren? Ist eine Archivierung notwendig? Gefühlte 75% der eingehenden Briefe können unarchiviert weg.
2. Muss das Papier-Original archiviert werden?
3. Dokument mit SwiftScan auf dem Smartphone einscannen. Textuelle Dokumente in Schwarz-Weiss, Ausnahmen in Farbe bestätigen die Regel 😉. SwiftScan (früher Scanbot) erledigt On-Device OCR, Formatzuschnitt etc.
4. Die Datei wird in einer sinnvollen Ordnerstruktur (später mehr dazu) auf dem NAS abgelegt. Der Dateiname besteht auf dem Datum des Korrespondenz (Brief, Rechnung, …) im Format YYYY-MM-DD und einigen Schlagwörter (z.B. 2021-05-12 Rechnung Intersport Laufschuhe Nike)
5. Wenn das Original archiviert wird, dann das Original in einen einzigen Leitz-Ordner ablegen, die neuesten nach hinten. Jedes Original kommt zusammen mit einer Haftnotiz in eine Klarsichtfolie. Auf dem Post-It befindet sich mit eine fortlaufenden Index-Zahl. Man muss sich die letzte Zahl nicht merken, sondern kann einfach beim vorhergehenden Original nachschauen und +1 rechnen 😎. Diese ID wird (wenn papierhaft archiviert wird) als Suffix mit zwei führenden Unterstrichen an die PDF-Datei angehängt (z.B. 2021-03-12 Arbeitsvertrag Arbeitgeber XY __84).
6. Wird das Original nicht mehr benötigt, kommt es in der Papierkorb. Enthält es sensible Informationen, macht es einen Umweg über den Aktenvernichter.
7. Ist der Ordner für die Originale voll, dann die erste und letzte Indexzahl auf den Orderrücken schreiben und einen neuen Ordner anlegen, mit der nächsten Indexzahl als Startzahl auf dem Ordnerrücken.

Dokumente, die ich bereits digital erhalte, durchlaufen das identische Schema, nur ohne den Schritt der Digitalisierung. Einmal im Jahr gehe ich den Originale im Ordner durch, schaue ob etwas abgelaufen (aka. nicht mehr benötigt) ist und vernichte bei Bedarf das Original. Das digitale Pendant behalte ich für alle Fälle, entferne nur die Indexzahl am Ende. Die Nummern der restlichen Originale bleiben davon unberührt, ob die Reihenfolge nun 1,2,3 oder 1,14,26 ist, ist egal.

Hinweise zu Aufbewahrungsfristen

Die Entscheidung, ob man als Privatperson ein Dokument im Original aufbewahren muss nimmt einem der Gesetzgeber in manchen Fällen ab, letztlich ist es dennoch immer eigenes Ermessen. Im Zweifel archiviere ich lieber ein Dokument zu viel. Nach einer umfassenden Recherche habe ich für mich folgende Tabelle erstellt. Alle Angaben wie immer ohne Gewähr.

⁰ empfohlen ¹ wenn nicht anders auf dem Beleg ausgewiesen ist ² nur selbstständige, keine Pflicht für Privatpersonen

Nachdem der grundlegende Ablauf nun bekannt ist, gehe ich nun noch im Detail auf die einzelnen Schritte ein.

1. Digitalisieren

Für die Digitalisierung von Dokumenten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele verwenden hierzu einen Dokumentenscanner, da ich jedoch verhältnismäßig wenig Dokumente im Alltag digitalisiere, hätte sich dieser nicht gelohnt. Die integrierte Scan-Funktion in unseren Drucker fiel wegen der langsamen Verarbeitung sowie fehlender Anbindungsoptionen ebenso aus. Ich habe mich nun für eine mobile-first Lösung entschieden und verwende hierfür nun die App SwiftScan in der Pro-Version (ehem. Scanbot / ScanPro). Diese gibt es für iOS & Android. Die Qualität der Scans ist hervorragend, vorrausgesetzt das zu scannende Dokument sit gleichmäßig ausgeleuchtet. SwiftScan bietet die Möglichkeit eine Vielzahl an Cloud-Diensten (bspw. SFTP, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Nextcloud oder WebDAV) anzubinden und einen automatischen Upload einzurichten.

Auf meinem Synology DS216play läuft der WebDAV-Dienst. Es gibt einen separaten scan-User, dessen Berechtigung auch nur den Zugriff auf WebDAV und einen einzigen freigegebenen Ordner erlaubt (Separation of concerns!).

Der Ablauf in der App ist also folgender:

1. Scan-Vorgang
2. Datei-Benennung mit voreingestelltem Schema YYYY-MM-DD und Schlagwörtern
3. Texterkennung
4. Auto-Upload via WebDAV
5. Nach erfolgreichem Upload wird das erzeugte Dokument vom Smartphone gelöscht

Das war’s auch schon am Handy, alles weitere erfolgt am Rechner.

Texterkennung (OCR)

Nach dem Scan-Vorgang erfolgt lokal auf dem Gerät die Texterkennung. Es gibt zwar auch unzählige Lösungen, die im nachhinein Texterkennung für PDFs bieten, ich erledige dies aber gern in einem Schritt. Alternativ verwende ich sonst immer die OCR-Funktion von Adobe Acrobat.

OCR sorgt dafür, dass ihr später auch den kompletten Textinhalt eurer Dokumente durchsuchen könnt, indem es eine unsichtbare Textebene darüber legt. Achtet darauf, dass euer Tool der Wahl auch Umlaute korrekt erkennt, manche Tools schwächeln hier leider etwas 😒.

Während meiner Recherche bin ich noch über weitere Tools gestolpert:

• SynoOCR - OCR auf dem Synology NAS, erfordert Docker-Support
• NAPS2 NAPS2 oder NOT ANOTHER PDF SCANNER - ein universeller OpenSource Scanner Treiber mit OCR-Funktion

2. Speichern und Ablegen

Den Eingangsordner der Scans habe ich am Computer über Synology Drive eingebunden. Hier muss ich nun lediglich noch die Dateien in meine Ordnerstruktur verschieben und aus dem Eingangsordner löschen.

Anmerkung

Gerade zu Beginn - wenn man nicht nur 1-3 Dokumente digitalisiert, sondern eher 150 - bin ich dazu übergegangen, diese durch die App nur aufsteigend benennen zu lassen und habe alles Weitere dann am Computer erledigt. Spart Zeit und Nerven, macht aber auch nur für viele Dokumente Sinn meiner Erfahrung nach.

Benennung

Alle Dokumente benenne ich nach dem gleichen Schema: YYYY-MM-DD Tag1 Tag2 Tag3 .. Tag n. Die Dokumente heißen also bspw.

• 2015-10-10 Rechnung IKEA Matratze.pdf
• 2020-10 Meldebescheinigung Sozialversicherung 2020 __51.pdf
• 2013-06-28 Zeugnis Gymnasium _xyz_ Abitur Abschrift farbe __83.pdf

Hat ein Dokument kein eindeutiges Datum, vergebe ich das was bekannt ist. Je feiner, desto besser.

Die IDs (z.B. __51) sind der Verweis auf das Original-Dokument im Ordner. Benötige ich nun beispielsweise von einem Dokument das Original genügt es, das Dokument über die Ordnerstruktur (oder Suchfunktion, s.u 🚀) am PC zu finden. Über die ID im Dateinamen kann ich dann super schnell im Analog-Ordner an die entsprechende Stelle springen. Natürlich funktioniert das auch andersrum: Wenn ich in im Analog-Ordner ein Dokument gefunden habe und davon den Scan brauche muss ich lediglich eine Suche nach der ID am Computer durchführen und habe die Datei in Sekundenbruchteilen gefunden ohne mich durch n Ordner klicken zu müssen.

Tipps:

• Verwende ein möglichst simples Schema und verzichte auf kryptografische Abkürzungen. Solch ein Ablagesystem legt man auf viele Jahre an & die Wahrscheinlichkeit, dass du deren Zuweisung in >5 Jahren vergisst, ist zu groß.
• Wenn du beim Ablegen bereits steuerrelevante Dokumente einem gleichbleibenden Tag - z.b. Steuer - versiehst, kann du später über eine simple Suchabfrage am Computer in wenigen Sekunden alle Dokumente für die Steuer raussuchen. Zeitersparnis Level >9000!

Ordnerstruktur digital

Bei der Frage, wie man Dokumente digital organisiert, hat jeder sein System. Manche verwenden nur einen einzigen (!) Ordner, oder ein in sich geschlossenes Dokumenten-Management-System (DMS). Ich bin hier klassisch unterwegs und setze auf eine simple Ordnerstruktur. Ein DMS würde mich in der Funktion einschränken und es gibt keine Garantie, dass es den Anbieter in 10 Jahren noch gibt. Ordner und Dateien gibt es, seit es Computer gibt und ich bin fest davon überzeugt, dass es diese auch noch in 20 Jahren geben wird. Außerdem bin ich so plattformunabhängig, da das System auf Windows, Android und MacOS funktionieren muss.

Die folgende Ordnerstruktur habe ich mit der Zeit entwickelt und sie funktioniert für uns (2-Personen-Haushalt) perfekt. Sie ist auf die Nutzung mit mehreren Personen ausgelegt und lässt sich einfach für weitere Personen erweitern. Individuelle Verzeichnisse (Ehrenamt, Finanzen, Gesundheit) führen die Initiale der Benutzer*innen als Präfix (4A_Finanzen). Die inhaltliche Trennung auf oberster Verzeichnisebene ermöglicht es, den einzelnen Benutzern auch nur die Berechtigungen zu geben für die Verzeichnisse, welche sie auch benötigen. Zusätzlich können auf den jeweiligen Geräten auch nur die benötigten Verzeichnisse synchronisiert werden.

📦Dokumente
 ┣ 📂1A_Arbeiten
 ┃ ┣ 📂1_Bewerbungen
 ┃ ┃ ┣ 📂20XY Arbeitgeber XYZ
 ┃ ┣ 📂2_Arbeitgeber XYZ
 ┃ ┃ ┣ 📂Gehaltsabrechnungen
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📜Entgeldabrechnung 20YY-MM __ID.pdf
 ┃ ┃ ┣ 📂Sozialversicherung
 ┃ ┃ ┣ 📂Vertrag
 ┃ ┃ ┣ 📂Kündigung
 ┃ ...
 ┣ 📂2A_Bildung
 ┃ ┣ 📂1_Grundschule
 ┃ ┣ 📂2_Weiterführende Schule
 ┃ ┃ ┣ 📂_Zeugnisse
 ┃ ┣ 📂3_Ausbildung Arbeitgeber XYZ
 ┃ ┃ ┣ 📂Abschlusszeugnis und Prüfung
 ┃ ┗ 📂4_Studium Hochschule Abschluss
 ┃ ┃ ┣ 📂0_Immatrikulation
 ┃ ┃ ┣ 📂1_Semester
 ┃ ┃ ┣ 📂n_Semester
 ┃ ┃ ┣ 📂n+1_Exmatrikulation
 ┃ ...
 ┣ 📂3A_Ehrenamt
 ┃ ┣ 📂Verein XYZ
 ┃ ...
 ┣ 📂4A_Finanzen
 ┃ ┣ 📂_Rechnungen und Belege
 ┃ ┣ 📂_Archiv
 ┃ ┃ ┣ 📂gekündigte Konten bei Bank XYZ
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂01_Vertragsdokumente
 ┃ ┃ ┃ ┗ 📂02_Kündigung
 ┃ ┣ 📂Bank XYZ
 ┃ ┃ ┣ 📂20XY-Kontoauszüge
 ┃ ┃ ┣ 📂20XY-Kreditkartenabrechnungen
 ┃ ┃ ┣ 📂20XY-Steuerbescheinigungen
 ┃ ┃ ┣ 📂Vertragsdokumente
 ┃ ┣ 📂Finanzamt
 ┃ ┃ ┣ 📂_Elster
 ┃ ┃ ┣ 📂Steuer 20XY
 ┃ ...
 ┣ 📂5_Wohnen
 ┃ ┣ 📂0_Wohnung 1
 ┃ ┣ 📂2_Wohnung 2
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Hausverwaltung
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Raumpläne
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Wartungen und Belege
 ┃ ┃ ┃ ┃ ┗ 📜20YY-MM-DD Rechnung Sanitärtechnik XYZ Wartung Gaswassererheizer.pdf
 ┃ ┃ ┣ 📂Grundversorgung
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Stromanbieter
 ┃ ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Rechnungen
 ┃ ┃ ┃ ┃ ┣ 📂Vertragsunterlagen
 ┃ ┃ ┃ ┃ ┗ 📂Zählerstände
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂GEZ
 ┃ ┃ ┣ 📂Mietvertrag
 ┃ ┃ ┣ 📂Nebenkostenabrechnung
 ┃ ┃ ┣ 📂Versicherungen
 ┃ ...
 ┣ 📂6_Urlaub
 ┃ ┣ 📂20xy_Urlaubsziel
 ┃ ...
 ┣ 📂7_Freizeit
 ┃ ┣ 📂1_Ausflüge
 ┃ ┣ 📂2_Wandern
 ┃ ┣ 📂3_Rezepte
 ┃ ┣ 📂4_...
 ┃ ...
 ┣ 📂8A_Gesundheit
 ┃ ┣ 📂Krankenversicherung xyz
 ┃ ┃ ┣ 📂Formulare und Anträge
 ┃ ┃ ┣ 📂Vertragsunterlagen
 ┃ ┣ 📂Impfpass
 ┃ ┣ 📂_Befunde Gutachten und Bescheide
 ┃ ...
 ┣ 📂9A_Kommunikation
 ┃ ┣ 📂Domains
 ┃ ┣ 📂eBooks und PDFs
 ┃ ┣ 📂Lizenzschlüssel
 ┃ ┣ 📂Mobilfunk
 ┃ ┃ ┣ 📂20xy Anbieter
 ┃ ...
 ┣ 📂10A_Mobilität
 ┃ ┣ 📂1_Auto
 ┃ ┃ ┣ 📂Kennzeichen Modell Fahrzeughalter
 ┃ ┃ ┃ ┣ 📂01_Fahrzeugschein
 ┃ ┃ ┃ ┗ 📂02_Nachweise und Berichte TÜV HU AU
 ┃ ┃ ┗ 📂_Führerschein
 ┃ ┣ 📂2_Deutsche Bahn
 ┃ ┣ 📂3_VVS SSB
 ┃ ┗ 📂4_Car2GO
 ┃ ...
 ┣ 📂11A_Versicherung
 ┃ ┣ 📂XYZ Unfallschutzversicherung
 ┃ ┣ 📂XYZ Privathaftpflichtversicherung
 ┃ ┃ ┣ 📂Rechnungen
 ┃ ┃ ┗ 📂Vertragsunterlagen
 ┃ ┣ 📂Deutsche Rentenversicherung
 ┃ ┣ 📂XYZ Auslandskrankenversicherung
 ┃ ...
 ┣ 📂12_Urkunden und Vollmachten
 ┃ ┣ 📂Achim
 ┃ ┃ ┣ 📂Unterschrift
 ┃ ┃ ┣ 📜Geburtsurkunde
 ┃ ┃ ┣ 📜Personalausweis
 ┃ ┃ ┗ 📜Personalausweis
 ┃ ┣ 📂XYZ
 ┃ ...
 ┣ 📂13_Familie

Tipps:

• Nimm dir Zeit und überlege dir in Ruhe, welche Ordnerstruktur für dich sinnvoll ist. Erstelle sie keinesfalls AdHoc während dem Scannen.
• Achte auf kurze und aussagekräftige Verzeichnisnamen

Hinweise zur Datensicherung

Die eigenen Dokumente sollte man grundsätzlich penibel absichern. Analoge Dokumente sind resistent gegen Ransomware, aber empfindlich gegen Wasser, Hitze und Feuchtigkeit. Digitale Dokumente dagegen können bei einem Festplattendefekt schnell verloren gehen, wenn man sich keine solide Backup-Strategie zulegt und einhält. Ich empfehle dabei immer die 3-2-1 Regel, d.h. 3 Kopien auf 2 unterschiedlichen Medien speichern, wobei 1 außer Haus gelagert wird. Das würde dem Umfang des Artikels sprengen, daher mahne ich das hier nur an: Macht. Ein. Backup. 👨‍⚖️

Und noch viel wichtiger: Prüft eure Backups regelmäßig auf Konsistenz, d.h. ob ihr im Ernstfall auch Daten wiederherstellen könntet. Es kommt leider zu oft vor, dass Backups eingerichtet werden, Jahre (zum Glück) nicht genutzt werden und wenn es dann so weit ist, klappt es nicht 😨.

3. Abrufen

Benötige ich nun ein Dokument, klicke ich mich entweder fix durch meine Ordnerstruktur ODER ich verwende die Suchfunktion. Suche ich beispielsweise nach Gehaltsabrechnung 2014, finde ich in Sekundenbruchteilen alle Dokumente - unabhängig in welchen Unterordnern sie sich befinden. Dabei finde ich dann auch Dateien, die Entgeldabrechnung 20YY-MM ... heißen, denn die Suche findet auch das Wort “Gehalt” innerhalb der Dokumente - OCR sei Dank.

Suche ich nun ein spezielles Dokument anhand der Indexzahl aus dem Original-Ordner, gebe ich als Suchbegriff einfach *__ID ein. Das * steht dabei als Platzhalter für alle Zeichen davor, denn die brauche ich ja nicht. Um die Suche zu beschleunigen, hilft es ggf., die Suche nur auf die Dateinamen beschränken - die Einstellung variiert je nach Betriebssystem, einfach googeln 😉.

Fazit

Das System funktioniert einwandfrei. Für die initiale Archivierung aller unserer Dokumente haben wir ungefähr eine Woche gebraucht. Da nun aber wirklich alles archiviert, benannt und abgelegt ist, ist der Aufwand für alle neu eingehenden Dokumente nur noch minimal. Ich fühle mich nun auch deutlich sicherer, da ich weiß, dass ich jederzeit von allen wichtigen Dokumenten eine digitale Kopie habe, selbst wenn über Nacht meine Wohnung abbrennt oder ein Blitzeinschlag alle Festplatten zerstört. Als netten Bonus kann ich (mein VPN sei Dank) nun auch von unterwegs auf jedes Dokument zugreifen - das hat sich nun schon sehr oft als super praktisch erwiesen!

Das System ist - wenn man es einmal verstanden und verinnerlicht hat - super simpel und auch meine Frau, die nicht so IT-affin ist wie ich, kommt super damit zurecht.